Understanding the Operational Outcomes of Adopting Robotic Process Automation Systems in Audit Sector

Abstract

Abstract. Robotic process automation (RPA) has been widely adopted in many industries as a tool, which does repetitive actions in rule-based business processes. Audit companies around the world are always on the way to making processes more efficient with help of automation and RPA is not an exception. However, there are always two sides of the coin, and there are both benefits and limitations of using RPA. Using RPA may be not efficient in some circumstances, so it is important to understand in what cases using RPA will bring more advantages than disadvantages. The main purpose of this study is to understand the conditions under which adopting the Robotic Process Automation Systems will influence the operational efficiency in the audit firms in Kazakhstan. Because the main purpose of the study is to understand the challenges and opportunities of applying RPA, a qualitative approach has been selected. Data were collected through semi-structured interviews with five specialists in the audit sector. After transcribing the interview conversations, a thematic analysis method resulted in 47 open-codes. In the analysis part was discussed some tendencies, opportunities, and barriers of effective implementation of RPA.    
Keywords:  Business Process automation, Robotic Process Automation, Automation in Audit, Operational Efficiency, Conditions for RPA
***
     Аңдатпа. Роботты процестерді автоматтандыру (RPA) көптеген салаларда ережелерге негізделген бизнес-процестерде қайталанатын әрекеттерді орындайтын құрал ретінде кең таралды. Бүкіл әлемдегі аудиторлық компаниялар әрдайым автоматтандыру арқылы процестердің тиімділігін арттыру жолында, ал RPA да ерекшелік емес. Дегенмен, тиынның әрқашан екі жағы бар және RPA-ны қолданудың артықшылықтары да, шектеулері де бар. RPA қолдану кейбір жағдайларда тиімсіз болуы мүмкін, сондықтан RPA қолдану кемшіліктерге қарағанда қандай жағдайларда көп пайда әкелетінін түсіну керек. Осы зерттеудің негізгі мақсаты- Қазақстандағы аудиторлық фирмаларында роботты процестерді автоматтандыру жүйелерін енгізу жұмысының тиімділігіне әсер ететін жағдайларды түсіну. Зерттеудің негізгі мақсаты RPA қолдану проблемалары мен мүмкіндіктерін түсіну болғандықтан, сапалы тәсіл таңдалды. Деректер аудит саласындағы 5 маманмен жартылай құрылымдалған сұхбат арқылы жиналды. Сұхбат барысында тақырыптық талдау әдісімен сөйлесулерді ашқаннан кейін 47 ашық код алынды. Талдау бөлімінде RPA тиімді енгізудің кейбір тенденциялары, мүмкіндіктері мен кедергілері талқыланды.
     Кілтті сөздер: Бизнес-процестерді автоматтандыру, роботты процестерді автоматтандыру, аудитті автоматтандыру, операциялық тиімділік, RPA қолдану шарттары.
***
     Абстракт. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) получила широкое распространение во многих отраслях промышленности в качестве инструмента, который выполняет повторяющиеся действия в бизнес-процессах, основанных на правилах. Аудиторские компании по всему миру всегда находятся на пути к повышению эффективности процессов с помощью автоматизации, и RPA не является исключением. Однако всегда есть две стороны медали, и у использования RPA есть как преимущества, так и ограничения. Использование RPA может быть неэффективным в некоторых обстоятельствах, поэтому важно понимать, в каких случаях использование RPA принесет больше преимуществ, чем недостатков.Основная цель данного исследования - понять условия, при которых внедрение роботизированных систем автоматизации процессов повлияет на эффективность работы аудиторских фирм в Казахстане. Поскольку основной целью исследования является понимание проблем и возможностей применения RPA, был выбран качественный подход. Данные были собраны с помощью полуструктурированных интервью с 5 специалистами в секторе аудита. После расшифровки бесед в ходе интервью методом тематического анализа было получено 47 открытых кодов. В аналитической части были обсуждены некоторые тенденции, возможности и барьеры эффективного внедрения RPA.
     Ключевые слова: Автоматизация бизнес-процессов, Роботизированная автоматизация процессов, Автоматизация в аудите, Операционная эффективность, Условия для RPA